Verleih-Software für das B2B- und B2C-Geschäft

So optimieren Sie Ihre Verleih-/Vermietungsvorgänge

Der RAVINIA Resource Manager ist eine spezielle Web-Software für Verleiher, Vermieter und Event-Veranstalter – also Unternehmen, die denselben Warenbestand immer wieder einsetzen. Auch Unternehmen, die ihre Mitarbeiter temporär mit den notwendigen Arbeitsmitteln (vom Notebook bis zum PKW) ausstatten, können ihre verliehenen Artikel leichter im Auge behalten und bei Bedarf zurückbeordern. Dies stellt besondere Anforderungen an die Lagerverwaltung, die von herkömmlichen Warenwirtschaftssystemen oder mühselig erstellten und gepflegten EXCEL-Tabellen nicht erfüllt werden können. Aber deshalb wurde ja der Resource Manager geschaffen.

Web-Software inklusiv Hosting, Hotline und Updates

Damit Sie nur einen minimalen IT-Aufwand betreiben müssen, stellen wir Software und Server in einem Komplettpaket bereit, pfle­gen die regelmäßi­gen Software-Updates ein und garantieren dafür, dass der Server immer einsatzbereit ist. Und für Fragen ist unsere Hotline offen.

Aber buchen müssen Sie noch selbst. Dazu können alle zugangsberechtigten Mitarbeiter mit ihren Arbeitsmitteln (PC, Notebook, ...) über einen Browser (z.B. Firefox) auf Ihren Warenbestand zugreifen und Aufträge bearbeiten, ohne dass hierzu weitere Software-Installationen notwendig wären.

Basis-Anforderungen an eine Verleih-Software

Wenn Sie sich für eine neue Softwarelösung für Ihr Verleihgeschäft interessieren, dann soll sie vermutlich in der Lage sein, alle mit einer Buchung zusammenhängenden Arbeitsschritte bis hin zur Lagerverwaltung schneller und vor allem fehlerfreier durchzuführen, als es mit Ihrer bisher eingesetzten Softwarelösung möglich ist.
Darüber hinaus soll sie ohne umständliche Berechnungen schnelle Auskünfte über die Verleihpreise und die Verfügbarkeit aller Leihartikel für einen angefragten Zeitraum liefern können. Und drittens soll die Software nicht an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden zu sein.
Dazu hat unser Resource Manager die besten Voraussetzungen:

 

Einlesen Ihrer Adressen

Um mit dem Resource Manager arbeiten können, müssen Sie nicht bei Null anfangen - Sie können mit Ihren gewohnten Kundenadressen arbeiten. Wie immer Sie Ihre Adressdaten abgespeichert haben, sie müssen von Ihnen in einer „bereinigten“ Tabellenform bereitgestellt werden, damit wir sie importieren können, bevor wir Ihnen das System übergeben. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie mit 1.000, 10.000 oder mehr Adressen arbeiten wollen. Die gute Performance bei der Adressauswahl wird durch die Matchcodesuche gewährleistet, bei der Sie nur eine kurze Zeichenfolge eines Firmennamens oder einer Kontaktperson dieser Firma eingeben müssen, um vom System nur solche Adressen anzeigt zu bekommen, auf die dieser Matchcode zutrifft.  

Übernahme Ihrer Artikelstammdaten

Ähnliches trifft auch auf Ihre Artikelstammdaten zu. Sie müssen nur in einer einfachen tabellarischen Form bereitgestellt werden, bei der die (5-stufige) Artikelstruktur mit Preisen berücksichtigt wurde (siehe nebenstehendes Beispiel). Zur Vereinfachung liefern wir Ihnen dazu eine EXCEL-Tabellenvorlage. Diese Vorarbeiten kann Ihnen niemand abnehmen, denn nur Sie wissen, wie Sie Ihre Artikel bezeichnen und anbieten wollen.
Das bereinigte Ergebnis wird dann von uns in den Resource Manager übertragen. Erst dann wird das System an Sie übergeben und wir zeigen Ihnen in einer angemessenen Schulung, wie Sie damit arbeiten können.

 

Zur besseren Übersicht: die grafische Darstellung

Als Anwender kann man sich viel schneller im System zurechtfinden, wenn man jeden Leihauftrag als farbigen Balken (der die Verleihdauer symbolisiert) in einem Endloskalender visualisieren kann. Dabei gibt es zwei Besonderheiten, die die Übersicht noch weiter erhöhen können:

 

a) Eventbezogene Darstellung von Leihaufträgen
Beim Resource Manager haben Sie die Möglichkeit, alle zu einem Verleihvorgang gehörigen Artikel in einem „Event“ zu bündeln. Dieser wird grafisch auf dem Zeitstrahl (mit Anfangs und -Enddatum) dargestellt. Die auf einem Zeitstrahl plazierten Events können nach Themen (z.B. Kundenarten, Gebiete...) organisiert und farblich unterschiedlich gekennzeichnet werden. Den Umfang des Leihmaterials eines bestimmten Events erkennt man, wenn man diesen Event mit dem Cursor „berührt“. Diese Darstellungsmethode wird bevorzugt dort eingesetzt, wo ein üblicher Leihauftrag aus mehreren unterschiedlichen Artikeln besteht.

b) Artikelbezogene Darstellung
Wird in einem Verleihunternehmen aber hauptsächlich nur ein Artikel pro Verleihvorgang gebucht (z.B. kapitalintensive Maschinen, Immobilien), dann hat jeder Artikel seinen eigenen Zeitstrahl, auf dem die Vermietungsperioden als farbige Balken dargestellt werden. Jeder Balken wird in der Regel mit dem Namen des Kunden versehen. Hierbei erkennt man auf einen Blick, wann ein bestimmter Artikel frei und für eine erneute Vermietung wieder verfügbar ist.   

 

Auftragserfassung, Buchhaltung und Lagerverwaltung in einem

Neben der Lagerverwaltung der zahlreichen, temporären Zu- und Abgänge an Leihartikeln deckt der Resource Manager auch die davon betroffenen kaufmännischen Funktionen ab. Er wird bei Verleih-/Vermietungsunternehmen innerbetrieblich i.d.R. von drei unterschiedlichen Personengruppen benutzt: a) zur Auftragserfassung und Fakturierung, b) zur Zahlungserfassung bei der Debitoren-Buchhaltung, und c) zur Lagerverwaltung und zum Artikelmanagement


Auftragserfassung
Während der Erfassung eines neuen Verleihauftrages (im Back-Office) haben die Bearbeiter immer Einsicht auf den gesamten Lagerbestand, der im angefragten Zeitraum verfügbar ist. In der Auftragsmaske können Sie die Verleihartikel nach Bild, EAN, Stückzahl, Seriennummer und Optionen für einen Verleihvorgang auswählen, bei Bedarf auch auf komplette Sets zugreifen. Sie erkennen sofort den Verleihpreis für die gewählte Periode und können diesen noch mit Sonderkonditionen (Rabatte, Versand-/Transportkosten, verschiedene Mwst-Sätze, Kautionen) versehen. Der ausgewählte Umfang an Verleihartikeln kann dann wahlweise als Angebot, numerierte Rechnung oder Lieferschein ausgedruckt werden.    

Debitoren-Buchhaltung
Ein wichtiges Tool für die Buchhaltung ist das Rechnungsausgangsbuch des Resource Managers. Es dient dazu, die Zahlungseingänge auf dem Bankkonto den Ausgangsrechnungen zuzuordnen und eventuelle Abweichungen aufzudecken.

Da dies immer ein aufwändiger, manueller Prozess ist, wurde er im Resource Manager für diese in jeder Buchhaltung anfallenden Arbeiten mit komfortablen Suchfunktionen ausgestattet. Hier wird u.a. auch die Offene Posten Liste generiert, die für das Mahnwesen benötigt wird.

Lagermanagement
Vorraussetzung für eine zuverlässige Artikelverwaltung ist beim Resource Manager die Aufzeichnung des Warenflusses. Dabei wird jede Veränderungen des Artikel-Standortes (Lagerposition, verliehen an, Warenannahme, Reparatur) festgehalten, woraus sich ergibt, welche Artikel wann frei zum Verleih sind. Aus den Lagerbewegungen wird die Statistik berechnet, die für ein effizientes Artikelmanagement benötigt wird (Umsatz/Artikel/Zeit). Daraus kann man ableiten, welcher Warenbestand ausreichend oder zu üppich dimensioniert ist. 

Auch für Tablets & Co geeignet

Wollen Sie Preis- und Verfügbarkeitsanfragen beantworten, ohne an einen festen Standort gebunden zu sein?
Vorbei ist die Zeit, wo Sie Anfragen oder Buchungen nur von einem bestimmten PC aus durchführen können. Um Ihnen diese Unabhängigkeit bei Auskünften zu verleihen, brauchen Sie nur unser Mobil-Modul für den Resource Manager einzusetzen. Dann können Sie problemlos vom fest installierten PC (oder MAC-Rechner) auf das iPad oder ein Android-Tablet wechseln.

Online überall verfügbar

Mit dem Browser von jedem Arbeitsplatz erreichbar.
Mit einem gängi­gen Browser (Firefox, Internet Explorer) kön­nen Sie weltweit auf diese Web­soft­ware zugreifen und Ihren Bestand für jedes beliebige Datum im LAN oder über das Inter­net abfra­gen – ohne den Resource Man­ager an einzel­nen Arbeit­splätzen instal­lieren zu müssen. Passwort genügt.

Wann lohnt sich ein Umstieg?

Wieviel müssen Sie investieren, wenn Sie den Resource Manager einführen wollen?
Wenn Ihre Vermietungskennzahl* größer ist als 1000, dann sollten Sie mit uns sprechen. In diesem Fall nämlich sind die Arbeitskosten für den Zeitaufwand, den Sie bei Ihrem derzeitigen System in Fehlersuche und Fehlerbeseitigung aufwenden größer, als Sie für unsere professionelle Verleih-Lösung investieren müssten.

* = Produkt aus Artikelanzahl x Verleihvorgänge pro Monat

Vere­in­baren Sie mit uns eine Online-Demonstration. Ein­fach unser Anfrage­for­mu­lar absenden! Sie haben vorab noch Fra­gen? Wir helfen Ihnen gern:

info#xmsAt#ravinia#xmsDot#de  oder 02166-965 22 30

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