Komfort-Funktionen der Verleih-Software

zur effizienten Bearbeitung von Leihaufträgen für Geschäfts- und Privatkunden sowie hausinternes Ausleihen

 

Was fällt beim RAVINIA Resource Manager sofort ins Auge?

Der Resource Manager unterstützt durch seine grafische Darstellung der Verleihvorgänge in einem Endlos-Kalender das schnelle Anlegen und Bearbeiten von Aufträgen. Dazu zählt nicht nur die zeitliche Einordnung eines Verleihauftrages, sondern auch mehrere Attribute, die jedem Auftrag zugeordnet werden können. So kann man einem „Auftragsbalken“ mit einem Blick folgende Informationen entnehmen:

- den Kunden- oder Projektnamen,
- die Verleihdauer von...bis... (ggf. mit Vor- und Nachlauf)
- die Verleihartikel des Auftrags mit den Mietpreisen für diese Verleihdauer
- den Status (bestellt, ausgeliefert, zurück, eingelagert, bezahlt, ...)
- die Warenkategorie,
- die Kundenart,
- nachträglich auftretende Konflikte bei der Reservierung einzelner Artikel (im Reparaturfall)
- Anhänge (Angebot, Beschreibungen, Pläne ...)
Gerade bei Unternehmen mit einer großen Anzahl von Verleihaufträgen trägt die schnelle, zeitliche Orientierung ganz erheblich zur Effizienzsteigerung bei.

 

Hierarchische Warengliederung erleichtert Artikelauswahl

Die systematische Gliederung der Ressourcen erlaubt eine flexible Anpassung an beliebige Warenarten. Zu Beginn wird Ihr gesamter Warenbestand einmal in einer 5-stufigen hierarchischen Gliederung als EXCEL-Tabelle angelegt und dann in den Resource Manager übernommen. Die Tabelle ist gegliedert nach Warengruppen, Artikelgruppen, Artikel, Seriennummer und Beschreibung (z.B. Fahrzeuge > SUV > VW Tuareg > MG-AB 123 > Text) und bietet damit alle Möglichkeiten zur Strukturierung Ihres Warenlagers. Zusätzlich können Sie gleichartige Artikel nach ihren charakteristischen Unterscheidungsmerkmalen kennzeichnen (Gewicht, Abmessungen, Leistungen, Farbe…), sowie jede Artikelbeschreibung mit beliebig vielen Bildern ausstatten.
In der Artikelauswahlmaske für einen Verleihvorgang ist jeder Artikel mit seinem Bild, seinem momentanen Bestand und dem der Mietdauer entsprechenden Staffel-Bestpreis abgebildet. Die Bilder können auch in den Lieferpapieren erscheinen. Dies erleichtert Ihren Disponenten und Lagermitarbeitern die richtige Identifizierung der Artikel bei der Zusammenstellung und hilft Verwechselungen zu vermeiden.
 

Intelligente Artikelsets

Häufig benötigt die Zusammenstellung aller bei einem Event benötigten Artikel große Erfahrung und Aufmerksamkeit der Disponenten. Werden dabei Komponenten vergessen, dann fehlen sie später am Einsatzort. Das zwingt zu Improvisationen und verursacht Mehrkosten. Um solche Situationen zu vermeiden, gibt es beim Resource Manager die Möglichkeit, die für typische Einsatzfälle benötigten Artikel zu Bundles (Sets) zu gruppieren und wie einen Artikel zu behandeln, das spart Zeit beim Erfassen und Kalkulieren von Leihaufträgen. Und dennoch können alle Komponenten auch einzeln angesprochen werden (wichtig z.B. für die Rückgabe des Leihguts).

Auch bei Fällen, bei denen nur bestimmte Artikel kombiniert werden dürfen, können sich Disponenten darauf verlassen, dass nur „erlaubte“ Zubehör-Artikel mit dem Hauptartikel kombinierbar sind. Das ist praktische Intelligenz, mit der Bearbeitungsfehler vermieden werden.

Rechnungskomfort vom Feinsten

Bei der Erstellung der Rechnung für einen Verleihvorgang müssen oft zahlreiche Kriterien für die richtige Preisbildung einkalkuliert werden. Besonders bei Vorgängen mit mehreren Verleihartikeln können sich dabei leicht Fehler einschleichen. Nicht nur verleihdauerabhängige Staffelpreise  erfordern eine sorgfältige Kalkulation, auch Rabatte (Firmen-, Rechnungs- und Artikelrabatte) oder Saisonpreise müssen berücksichtigt werden. Und zum Schluss kommen ggf. noch entfernungsabhängige Transport-/Versandkosten, unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, Anzahlungen oder Kautionen dazu.

Aber der Resource Manager sorgt für die richtige Preis-Arithmetik und liefert auch die „Finanzamt-taugliche“ Nummerierung aller Rechnungen.

Rechnungsausgangsbuch – Bindeglied zur Buchhaltung

Ihre Buchhaltung braucht eine geeignete Vorlage zum Abgleich der Zahlungseingänge mit den Ausgangsrechnungen. Dazu liefert der Resource Manager das monatliche Rechnungs-ausgangsbuch. Hierin werden alle Rechnungen mit ihren automatisch generierten Rechnungsnummern, ihren Bruttobeträgen, Fälligkeitsdaten und Skontoabbuchungen geführt. Auch für Langzeitvermietungen mit offenem Ende (Immobilien, Maschinen,...) gibt es die Möglichkeit, mit einer Dauerrechnung die monatlichen Mietzahlungen zu regeln und die Zahlungseingänge im System zu überwachen.
Maßgeschneiderte Suchfunktionen nach Rechnungsnummern, Kundennamen und überfälligen Zahlungseingängen erleichtern die Nachbearbeitung Ihrer Buchhaltung ganz erheblich.

Komfortable Belegerstellung - mit Ihrem Briefkopf

Legen Sie sich nur einmal Ihre eigenen Dokumentenvorlagen an – sie sind die Grundlage für automatisierte Ausdrucke. Erstellen Sie dazu jeweils eine Vorlage für Ange­bote mit AGBs und Leihvertrag, für Ihre Auftragsbestätigungen, Rech­nun­gen, Pack­lis­ten und Liefer­scheine, alles in Ihrem gewohnten Fir­men­stil mit Briefkopf, Firmenlogo etc.
Der Resource Manager überträgt alle gewünschten Daten eines Leihvorgangs –  Rechnungsnummer, Kundenadresse, Verleihdauer – an die zugewiesene Position der entsprechenden Dokumentenvorlage. Und der integrierte Listengenerator sorgt dafür, dass alle Leihartikel automatisch und positionsgenau tabellarisch in die Vorlage eingetragen werden. Dabei können Disponenten nachträglich durch Verschieben der Positionen noch Einfluss auf die Pack- oder Ladereihenfolge nehmen. Bei Bedarf lassen sich alle Belege eines Leihvorgangs (Lieferschein, Packliste, Vertrag, Rechnung…) auch mit einem Klick hintereinander ausdrucken.

 

Event-Status und Artikel-Status – beide werden gebraucht

Bei der Bearbeitung von vielen Verleihvorgängen ist es sehr hilfreich, wenn man sofort optisch den Status erkennen kann, in dem sich ein Verleihvorgang gerade befindet (reserviert, ausgeliefert, zurück, bezahlt usw.). Deshalb kann sich beim Resource Manager jede Verleihfirma ihre gebräuchlichen Status selbst definieren und jedem Status eine individuelle Farbe zuordnen.
Mit dieser Farbe wird dann der grafische Balken des Events über die Statusauswahl zusätzlich markiert. Mittels selbst definierter Filter kann der Benutzer dann jederzeit zur Bearbeitung nur solche Vorgänge anzeigen, die einen bestimmten Status haben (z.B. verliehen, aber Rückgabe überfällig).
Sie können einen kompletten Verleihvorgang mit nur einer Statusänderung beenden. Genauso können Sie aber auch alle verliehenen Artikel eines Vorgangs einzeln ausbuchen. Dazu gibt es die Möglichkeit, jedem Artikel einen eigenen Artikelstatus zu verleihen (z.B. in Reparatur, Inspektion, usw.). Solange dieser Artikelstatus vorliegt, kann dieser Artikel dann nicht verliehen werden und deshalb können Falsch-Reservierungen nicht vorkommen.

 

 

Automatisierte Email-Benachrichtigungen

Besonders in Organisationen, die auf unterschiedliche Orte verteilt sind, ist es unerlässlich, einzelne Sachbearbeiter und Vorgesetzte automatisch über bestimmte Statusänderungen bei einer Buchung zu informieren (z.B. Genehmigung bei ungewöhnlichen Rabattwünschen, oder Info über Ausfall eines für den Folge-Leihauftrag benötigten Teils). Der Resource Manager kann bei jeder Status-Umschaltung eine automatisierte Email mit vorkonfiguriertem Inhalt an andere Teilnehmer verschicken, um den nächsten Prozessschritt anzustoßen (z.B. zum Abbau oder zur Abholung des Verleihmaterials). Außerdem wird jeder Mitarbeiter durch eine täglich aktualisierte persönliche To-Do-Liste über die anstehenden Aufgaben informiert.

Kein Inhalt zum Anzeigen.

Abwesenheitsplaner für Mitarbeiter inbegriffen

Auch Mitarbeiter sind (Human-)Ressourcen und können daher genau wie Artikel verwaltet werden. Durch die besondere Darstellung im Endlos-Kalender des Resource Managers erkennt man auf Anhieb, welcher Mitarbeiter wann abwesend ist und dann nicht für den Einsatz an diesen Tagen verplant werden kann. Selbst der Abwesenheitsgrund kann (farblich) gekennzeichnet und später ausgewertet werden.

Überzeugen Sie sich in einer Online-Demo

Wenn Sie den Resource Manger einmal LIVE erleben wollen