Die Orga-Software für Veranstalter von Kongressen, Tagungen und ähnlichen Veranstaltungen ...

Zu den besonderen Herausforderungen für die Ausrichter von Veranstaltungen zählt nicht nur das Bereitstellen der Räumlichkeiten für die erwartete Teilnehmerzahl. Auch die technische Ausstattung der Räume erfordert eine spezielle Logistik, um sich damit schnell an die Wünsche der Veranstalter anpassen zu können.

Diese Orga-Software ist eine „reinrassige“ Weblösung, die mittels eines herkömmlichen Browsers (Internet Explorer, Firefox…) über das Internet oder im hauseigenen LAN betrieben wird. Deshalb kann man sie überall aufrufen, ohne dass sie auf einzelnen Arbeitsplätzen installiert werden muss. PLUTUS Resource Manager rationalisiert und organisiert die technisch-logistische Ausstattung der Veranstaltungsräume von Events (Kongresse, Tagungen, Messen o.ä.). Damit es bei mehreren parallelen Veranstaltungen zu keinen Engpässen kommt und die notwendigen Ressourcen fehlerfrei eingeplant werden können, muss der Ressourcenbestand zuverlässig stimmen. Dabei kann man auf die Spezial-Software PLUTUS Resource Manager vertrauen.

Räume
Ein Organisationssystem wie PLUTUS beherrscht auch die integrierte Planung der Logistik, wenn bei einer Veranstaltung mehrere Räume bereitgestellt werden, oder sogar mehrere Veranstaltungen mit mehreren Räumen gleichzeitig stattfinden. Für die Planung ist es unabdingbar, sich auf zuverlässige Bestandszahlen der Ressourcen verlassen zu können, aus denen dann die notwendigen Stückzahlen für die jeweiligen Räume verplant werden. Und PLUTUS garantiert dafür. 

Sitzplätze
Nicht nur die Anzahl der in jedem Raum benötigten Sitzplätze muss eingeplant werden, sondern auch die Anordnung der Sitze und Tische. Für die stückzahlmäßige Planung der Möblierung aus dem Lagerbestand ist PLUTUS „zuständig“, für die Anordnung dieser Möbel arbeitet PLUTUS mit der CAD-Softwarelösung CADdy++ Eventplaner von DataSolid zusammen. Beide Lösungen sind zwecks Datenaustausches über eine direkte Schnittstelle miteinander verbunden, über die CADdy die gewünschte Anzahl von Sitzplätzen erfährt und daraus die 2D- oder 3D-Sitzanordnung in den gewählten Räumen generiert.

Bestuhlung
Für Ausrichter von Veranstaltungen ist eine genau angepasste grafische Darstellung der Tisch- und Sitzanordnung oft ein wichtiges Argument im Dialog mit Veranstaltern. Für diese wiederum ist eine professionelle Präsentation eine nicht unwesentliche Komponente in ihrer Entscheidung für den endgültigen Ausrichtungsort. Neben dieser eher emotionalen Überlegung gibt es aber auch einen praktischen Grund für dieses duale Vorgehen: die Planung der Bestuhlung muss meist als ein mehrfach wiederholter Prozess verstanden werden, da sich die Teilnehmerzahl zwischen Erstplanung und Eventbeginn häufig ändert und deshalb Umplanungen bei der Ressourcenbereitstellung und Bestuhlung eher die Regel als die Ausnahme sind. Mit zwei perfekt aufeinander abgestimmten Systemen (PLUTUS und CADdy) kann dieser Planungsteil schnell und fehlerfrei wiederholt werden.

Ausstattung
Neben der Möblierung müssen oft auch technische Ausrüstungen wie Beamer, Bildschirme, Lautsprechersysteme oder Tischgedecke eingeplant werden, die ihrerseits aus einer Vielzahl von Einzelkomponenten bestehen können. Durch die Fähigkeit von PLUTUS, beliebige Teile zu neuen Einheiten zu bündeln, lassen diese sich viel einfacher verwalten, zusammenstellen und berechnen. Das spart Zeit und verringert Planungsfehler.

Fremdressourcen
Wenn sich bei der Planung herausstellt, dass Ihr Bestand nicht ausreicht zur Bedarfsdeckung einzelner Ressourcen für eine Veranstaltung, dann erfahren der/die Planer diesen Mangel sofort beim Anlegen eines neuen Events. Wenn Sie Ihrem Veranstaltungskunden dann keine Absage geben wollen, können Sie in diesem Fall Ihr Kontingent aufstocken, oder den Fehlbestand vorübergehend von einem Verleihunternehmen oder von einer Schwester-Niederlassung ausgleichen. PLUTUS kann auch mit dieser Situation zurechtkommen.

Grafische Darstellung
Es ist eine altbekannte Tatsache, dass man grafische Informationen wesentlich schneller erfassen und gedanklich verarbeiten kann, als rein textuelle oder tabellarische Objekte. Aus diesem Grunde gestaltet sich die Bearbeitung von Veranstaltungen mit der PLUTUS Software für Ausrichter besonders einfach: Sachbearbeiter/innen erkennen mit einem Blick alle wesentlichen Informationen des Tagesgeschäfts.

Endlos-Kalender
Durch unsere grafische Oberfläche mit dem praktischen Endlos-Kalender erkennt der/die Bearbeiter/in sofort, welche Veranstaltungen gerade ablaufen und welche Reservierungen für wann geplant sind. Eine selbst gewählte Farbcodierung der Veranstaltungsbalken lässt schnell die gewählten Ordnungsstrukturen erkennen. Die zeitliche Gliederung des Kalenders kann man umschalten auf Wochen, Tage, Stunden oder Viertelstunden, um dadurch die beste Übersicht für die jeweiligen Veranstaltungen zu erhalten. Zusätzlich können Sie die Schulferien und Feiertage ein- und ausblenden - eine praktische Erleichterung bei der Planung und Auftragsbearbeitung. Außerdem können Sie im Kalender die Wochenenden ausblenden und in der Stundendarstellung nur die Arbeitszeiten anzeigen (z.B. von 8:00 bis 18:00 Uhr).

Umsatz
Sie können auf Knopfdruck ablesen, welchen Umsatz Sie im laufenden Jahr gemacht haben und wie hoch der Umsatz mit bereits festen Reservierungen sein wird – und zwar für jeden einzelnen Artikel, für alle Artikelgruppen, Bundles oder mit einzelnen Kundengruppen.

Kollisionswarnung
Bereits beim Anlegen einer neuen Veranstaltungen erkennt PLUTUS, ob der Bestand für die vorgesehene Veranstaltung ausreicht. Wenn nicht, wird der Bediener sofort darüber informiert. Auch wenn es später zu Engpässen bei bereits zugesagten Veranstaltungen kommen sollte (z.B. durch unvollständige oder defekte Rückgaben, Nachbestellungen oder Schwund), macht PLUTUS automatisch darauf aufmerksam und produziert eine Kollisionsliste mit den Reservierungen, die davon betroffen sind.  Zum schnellen Erkennen der betroffenen Veranstaltungen werden diese in der grafischen Ansicht zusätzlich noch animiert. Dann bleibt noch immer Zeit darauf zu reagieren.

Kundendatei
In der PLUTUS-eigenen Kundendatei erfassen Sie alle Daten zu Ihren Kunden. Auch können Sie jedem Kunden einen individuellen Rabatt zuordnen und seinen bisherigen Umsatz abfragen. Das erleichtert die Einordnung in Kundenrabattklassen ganz erheblich und vereinfacht die Rechnungserstellung.

Bestandsabfrage
Sie können den Bestand aller Artikel und Bundles für jeden beliebigen Tag in der Zukunft abfragen. Hierbei werden alle Veranstaltungen berücksichtigt, die zwischen "jetzt" und dem angefragten Zeitraum stattfinden. Das Ergebnis für diesen Tag wird in der linken Spalte angezeigt.

Verfolgen Sie den Planungsprozess bei einer Veranstaltungsanfrage mit Ressourcen- und Bestuhlungsplanung